Свадьба в загородном отеле: уточняем все нюансы

Загородный отель — отличный вариант локации сразу по нескольким причинам.

• Во-первых, вы находитесь в стороне от городского шума, можно сказать что на природе. А поскольку сейчас очень модно все природное и слегка «дикое», то большинство таких отелей стремятся создать на территории соответствующий антураж: добавляют побольше зелени, нарушают строгие формы и линии, принятые в регулярной парковой культуре. Так что если вы хотите свадьбу на открытом воздухе, но при этом с должным уровнем бытового комфорта, то этот вариант предпочтительнее.
• Во-вторых, рестораны при таких отелях чаще обходятся дешевле, чем в городе, что вполне логично: здесь не бывает «борьбы за столики» состоятельной публики. А уровень обслуживания может быть даже выше. Также поскольку у ресторана нет необходимости согласовывать что-либо с муниципальными властями, на территории отеля он может реализовать любые фантазии и концепции. Например, сервировать ужин на открытой веранде или даже в саду, если погода позволяет.

Но конечно же, есть и важные нюансы, которые вам обязательно нужно учитывать при планировании такой свадьбы. О них и предлагаем поговорить.

Трансфер

Это ключевой момент для всех выездных мероприятий. Людей нужно доставить к торжеству и увезти обратно. 

• Заранее спланируйте трансфер так, чтобы большую часть гостей привезли микроавтобусы. На лету решать этот вопрос будет намного сложнее, чем с поездками в пределах города.
• Убедитесь, что для желающих поехать на собственной машине на парковке есть места. Перепишите их номера и уведомите администрацию отеля, что эти машины нужно пропустить.
• С трансфером обратно в город есть два варианта: все те же микроавтобусы могут вернуться за гостями, или гости будут разъезжаться на такси самостоятельно. Если вы выбираете первый вариант, то имеет смысл рассадить людей по машинам так, чтобы машина везла гостей из одного района сразу в нужном направлении. В идеале — оплатите развоз по их адресам. Иначе многим будет только неудобнее: трансфер привезет их в какое-то место в городе, а дальше нужно будет добираться своим ходом, снова вызывать такси.

Чтобы все посчитать и учесть, заранее выясняйте, кто и где живет, сколько у вас людей едет на своих автомобилях.

Ресторан

Помимо согласования количества гостей и состава меню, в случае с загородным отелем выясните следующее:

• Есть ли возможность устроить ужин на открытом воздухе. Это очень актуально для летнего периода, при хорошей погоде. Свежий воздух всегда делает застолье более комфортным и живым.
• Если вы планируете расположиться на веранде, то заранее убедитесь, что на ней есть необходимые условия на случай солнцепека или резкого ухудшения погоды. И есть ли возможность в такой ситуации перенести торжество в помещение.
• Если вы решили не рисковать и разместиться внутри здания, проверьте, что оно кондиционируется и оборудовано принудительной вентиляцией. В летнюю жару, большое количество людей потребляет кислорода намного больше, чем его поступает в помещение естественным путем. Если приточно-вытяжной вентиляции нет, то в помещении будет душно и крайне некомфортно.
• Каковы возможности кухни. Довольно часто бывает так, что не все ваши «капризы» в загородном режиме возможно выполнить чисто физически: на кухне нет нужных ингредиентов, а закупить их попросту негде. Проработайте заранее этот вопрос с менеджером: в день свадьбы будет уже поздно. Если кто-то из гостей придерживается безглютеновой диеты, ест только кошерную еду, не употребляет любые животные продукты и т. д. — это нужно сразу обозначить.
• Как и когда завозить алкоголь. И каковы условия пробкового сбора. Опять же: за городом вы уже не сможете «отправить гонца» в ближайший магазин. Если вдруг чего-то начнет не хватать — магазина рядом просто не будет.

Программа

Очень важно заранее согласовать программу и выяснить все существующие границы дозволенного, возможности площадки:

• Можно ли привезти своего диджея, но оставить оборудование ресторана? Можно ли привезти свое оборудование?
• Можно ли запускать фейерверки, где это можно делать и какие есть ограничения? 
• Если есть водоем или бассейн, можно ли в нем купаться, нужно ли за это доплачивать, и т.д.?
• Можно ли использовать различные объекты, расположенные на территории: качели, фотозоны, беседки и т. д.?
• Если планируется выездная регистрация, то что для нее есть, и чем еще можно ее дополнить? Можно ли привозить для нее что-то свое?

Да и в целом, лучше сразу определить, какие зоны доступны гостям, а куда им выходить уже нельзя. И если вам захотелось добавить какие-то возможности (бильярдную, например), то вы всегда можете обсудить это с менеджером.

Номера

Как правило, номер заказывают только жениху и невесте, но вовсе необязательно. Кто-то из гостей может также остаться на ночь в отеле, особенно, если он приехал на свадьбу из другого города.

Поэтому нужно сразу выяснить, кому из гостей это интересно, и забронировать номера заранее. Кстати, возможно, за это получите скидку, особенно, если займете сразу несколько номеров.

Отличный вариант — оставить в отеле самых близких и устроить «второй день» в более неформальной обстановке, не покидая территорию. В этом случае заранее узнайте, что для этого второго дня есть: мангальная зона, беседки, активные виды отдыха и т.д.

Распорядитель

Не путайте с организатором. Организатор продумывает программу вашей свадьбы, а распорядитель решает все вопросы, касающиеся отеля и сервиса. Это представитель отеля, к которому вы должны иметь доступ в течение всей свадьбы. Иногда эти задачи выполняет менеджер ресторана, если отель небольшой. Иногда это отдельный сотрудник, который отвечает за всю территорию.Главное — чтобы вы знали его в лицо и могли в любой момент его найти. Контактировать он может и с вашим организатором свадьбы, если на последнего возложено решение текущих проблем.

Дополнительное место на парковке, проблемы с пандусом на крыльце, детский стульчик в ресторане, не поддающийся замок в номере, аренда дополнительных объектов и залов, перенос церемонии с улицы в помещение из-за дождя — все это и многое другое должен решать человек, имеющий в отеле максимальные полномочия. Иначе вы будете на каждом таком моменте терять очень много времени впустую на получение разрешения от кого-то сверху.